Urząd Gminy Dzierzążnia

 Do zadań Referatu Organizacyjnego i Sprawa Obywatelskich, w  szczeqólności należy:

1. W zakresie spraw kadrowych:

1. Prowadzenie spraw kadrowych Urzędu oraz sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie,
2. Prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
3. Załatwianie spraw związanych z przyjmowaniem do pracy nowo zatrudnionych pracowników oraz praktykantów i stażystów przyjmowanych do odbycia praktyk i stażów w Urzędzie, współudział i organizacja rekrutacji (naboru) na stanowiska urzędnicze,
4. Prowadzenie spraw dotyczących urlopów wypoczynkowych, okolicznościowych, wychowawczych, bezpłatnych oraz szkoleniowych,
5. Ewidencjonowanie czasu pracy pracowników Urzędu i kierowników jednostek podległych,
6. Wydawanie świadectw pracy i zaświadczeń dotyczących pracy,
7. Prowadzenie spraw związanych z dyscypliną pracy, wyróżnianiem, nagradzaniem, odpowiedzialnością porządkową i dyscyplinarną,
8. Współpraca przy sporządzaniu zakresów czynności i odpowiedzialności dla poszczególnych stanowisk pracy z wyjątkiem pracowników Referatów,
9. Prowadzenie spraw związanych ze szkoleniami, kształceniem, dokształcaniem i doskonaleniem zawodowym pracowników,
10. Prowadzenie rejestru pełnomocnictw i upoważnień,

1 1) Przygotowywanie list obecności zatrudnionych pracowników,

12. Prowadzenie całości spraw dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, w szczególności:
    1. organizowania i zapewniania odpowiedniego poziomu szkoleń dla pracowników oraz osób nowo zatrudnionych,
    2. opracowywanie wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych dotyczących BHP,
13. prowadzenie spraw związanych z wypadkami przy pracy,
13. 14prowadzenie spraw w zakresie dokonywania oceny ryzyka zawodowego;

1 5) Wykonywanie innych zadań wynikających z obowiązujących przepisów z zakresu właściwości stanowiska,

16) Wykonywanie innych zadań wynikających z obowiązujących przepisów z zakresu właściwości stanowiska zleconych przez Wójta i Sekretarza,

2. W zakresie obsługi Rady Gminy:

1. Nadzór nad przygotowaniem, kompletowaniem i przekazywaniem projektów uchwał Rady Gminy oraz innych materiałów na sesje Rady Gminy,
2. Współdziałanie z komisjami Rady Gminy,
3. Realizacji zadań wynikających z uchwał Rady Gminy
4. Nadzór nad opracowaniem projektów planów pracy Rady i komisji, a w tym programu działania Rady na okres kadencji, informowanie zainteresowanych o zadaniach wynikających z uchwalonych programów i planów.
5. Obsługa kancelaryjno-biurowa i merytoryczna Rady Gminy i jej komisji, w tym organizacyjne przygotowanie posiedzeń tych organów i opracowywanie materiałów z obrad, projektów uchwał, wniosków, opinii oraz przekazywanie ich odpowiednim stanowiskom pracy i czuwanie nad ich realizacją przez właściwe organy i jednostki organizacyjne, zapewnienie właściwego, prawidłowego przygotowania materiałów na sesje Rady, posiedzenia komisji, zbieranie materiałów będących przedmiotem obrad i przedstawianie ich odpowiednim komisjom,
6. Prowadzenie oddzielnych rejestrów: uchwał Rady Gminy, skarg, wniosków i petycji, opinii komisji oraz interpelacji i wniosków radnych,
7. Czuwanie nad terminowym załatwianiem wniosków komisji oraz interpelacji i wniosków radnych przez organy państwowe, instytucje i jednostki gospodarcze,
8. Terminowe przesyłanie uchwał Rady Gminy Wojewodzie i Regionalnej Izbie Obrachunkowej, 9) Przesyłanie do publikacji aktów prawa miejscowego,

10) Obsługa Biuletynu Informacji Publicznej - zamieszczanie informacji i uaktualnianie,

1 1 ) Współdziałanie z przewodniczącymi właściwych komisji Rady, w szczególności w zakresie zapewnienia udziału komisji w przygotowywaniu projektów uchwał, projektów aktów zawierających przepisy prawa gminnego,

12) Opracowywanie w zakresie zleconym przez Wójta informacji, ocen i wniosków dla potrzeb Rady,

1 3) Organizowanie szkoleń radnych, udzielanie pomocy radnym w działaniach związanych z wykonywaniem mandatu,

14) Zapewnienie dla potrzeb Rady w niezbędnym zakresie pomocy merytorycznej i organizacyjnej związanej z nadzorem nad działalnością organów samorządu mieszkańców wsi,

1 5) Obsługa dyżurów przewodniczącego Rady Gminy,

16) Wykonywanie innych zadań wynikających z obowiązujących przepisów z zakresu właściwości stanowiska zleconych przez Wójta i Sekretarza,

3. W zakresie spraw organizacyjnych:

1. obsługa techniczno-administracyjna sekretariatu Wójta,
2. organizowanie interesantom kontaktów z Wójtem w sprawach skarg, wniosków i petycji lub kierowanie ich do właściwych pracowników Urzędu,
3. obsługa interesantów,
4. przyjmowanie i wysyłanie korespondencji i przesyłek,
5. prowadzeniu ewidencji korespondencji wpływającej do Urzędu i udzielanych odpowiedzi oraz rozdzielanie korespondencji na poszczególne stanowiska pracy po ich dekretacji,
6. obsługa systemu elektronicznego obiegu dokumentów,
7. organizowanie załatwiania skarg, wniosków i petycji obywateli,
8. prowadzenie rejestru skarg, wniosków i petycji wpływających do Urzędu i udzielanych odpowiedzi,
9. prowadzeniu stałych rejestrów wynikających z przepisów, w tym zarządzeń Wójta, 1 0) obsługa poczty elektronicznej Urzędu,

1 1 ) Zaopatrzenia Urzędu w odpowiednie pieczęcie i ich likwidacji,

12) Nadzór nad oflagowaniem budynku Urzędu w dni świąt państwowych i narodowych oraz lokalnych uroczystości,

13) Sprawy związane z prenumeratą czasopism,

14)sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem oraz wdrażanie instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt,

1 5) koordynowanie spraw związanych ze stwierdzeniem własnoręczności podpisu przez Wójta Gminy, 16) prowadzenie ewidencji delegacji służbowych,

1 7) Koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami, spisami i referendum,

1 8) Wykonywanie całości zadań związanych z wyborami Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, do Sejmu i Senatu Rzeczypospolitej Polskiej, rad gmin, powiatów i sejmików województw oraz innych organów stosownie do obowiązujących przepisów (ławników do sądów powszechnych), w zakresie spraw dot. wyborów,

1 9) wykonywanie zadań związanych z wyborami sołtysów oraz udzielanie wszelkiej pomocy sołectwom w realizacji ich zadań, w tym przygotowywanie materiałów na zebrania wiejskie,

20) Dokonywanie zakupów materiałów biurowych i środków czystości dla potrzeb Urzędu i ich ewidencjonowanie,

21 ) Zapewnienie w Urzędzie warunków socjalnych dla pracowników.

22. Dbanie o czystość w pomieszczeniach Urzędu i wokół budynku,
23. Prowadzenie dokumentacji związanej z wykonywaniem przez skazanych kary ograniczenia wolności i pracy społecznie użytecznej, współpraca w tym zakresie z kuratorem i Sądem.
24. Wykonywanie innych zadań wynikających z obowiązujących przepisów z zakresu właściwości stanowiska zleconych przez Wójta i Sekretarza,

4. W zakresie obsługi archiwum zakładowego:
   1. )          Prowadzenie spraw związanych z archiwum zakładowym i przekazywaniem akt do archiwum państwowego,
   2. Przyjmowanie dokumentów ze stanowisk pracy do archiwum zakładowego,
   3. Dbanie o zgodne z prawem i instrukcją kancelaryjną oznakowanie akt przekazywanych do archiwum zakładowego,
   4. Udzielanie instrukcji pracownikom Urzędu, co do zasad stosowania instrukcji kancelaryjnej i archiwizacji akt,
   5. Terminowe przekazywanie akt do archiwum państwowego,
   6. Współpraca z archiwum państwowym w celu prawidłowej archiwizacji akt,
   7. Dbałość o odpowiednie warunki przechowywania akt w archiwum zakładowym.
   8. Wykonywanie innych zadań wynikających z obowiązujących przepisów z zakresu właściwości stanowiska zleconych przez Wójta i Sekretarza,
5. W zakresie ewidencji  spraw obywatelskich i ochrony przeciwpożarowej:
   1. )   Prowadzenie spraw z zakresu ewidencji ludności,
   2. Dokonywanie czynności zameldowania i wymeldowania oraz wprowadzanie tych zmian do rejestru PESEL,
   3. Sporządzanie wydruków dla potrzeb poboru, rejestracji przedpoborowych,
   4. Sporządzanie wydruków dzieci podlegających obowiązkowi szkolnemu dla potrzeb oświaty,
   5. Prowadzenie rejestru wyborców oraz aktualizacja tego rejestru,
   6. Sporządzanie spisu wyborców w związku z wyborami, referendami,
   7. Współdziałanie z organami ścigania i wymiaru sprawiedliwości,
   8. Współdziałanie w zakresie realizacji zadań związanych ze spisami powszechnymi,
   9. Prowadzenie spraw związanych z rejestracją zbiorów danych osobowych,

1 0) Udzielanie informacji o danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami,

1 1 ) Przyjmowanie pism sądowych i wywieszanie ogłoszeń o ustanowieniu kuratora dla strony, której miejsce pobytu nie jest znane,

1 2) Wykonywanie zadań wynikających z ustawy o repatriacji w zakresie kompetencji organów gminy.

1 3) prowadzenie archiwum ewidencji ludności,

14) koordynowanie spraw określonych w przepisach o kombatantach,

15) Koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami, spisami i referendum,

16. prowadzenie spraw w zakresie stowarzyszeń zwykłych,
17. prowadzenie całości spraw związanych ze współpracą Gminy z organizacjami pozarządowymi, w szczególności: przygotowywanie programu współpracy z organizacjami pozarządowymi na dany

rok.

18. Organizowanie, zapewnianie techniczno- biurowej obsługi funkcjonowania jednostek Ochotniczej Straży Pożarnej na terenie Gminy, zapewnienie i koordynacja współpracy z Zarządami OSP wyższego szczebla, organizacja i obsługa walnych zebrań jednostek OSP,
19. Wykonywanie innych zadań wynikających z obowiązujących przepisów z zakresu właściwości stanowiska zleconych przez Wójta i Sekretarza.

6. W zakresie zadań związanych z promocia i wizerunkiem gminy
   1. Koordynacja przygotowania strategii promocji Gminy, projektów i kampanii reklamowych w szczególności w zakresie promocji gospodarczej, inwestycyjnej,
   2. Gromadzenie materiałów o gminie przeznaczonych na użytek wydawniczy/ulotki, foldery, informatory/,
   3. Prowadzenie bieżącej współpracy z komórkami organizacyjnymi Urzędu Gminy i jednostkami organizacyjnymi gminy w zakresie planowania i przygotowania materiałów do promocji gminy,
   4. Przygotowywanie aktualnych informacji o działaniach gminy dla mieszkańców gminy, do strony internetowej gminy i informatora gminnego;
   5. Gromadzenie informacji prasowych dotyczących gminy;
   6. Współdziałanie z instytucjami kultury na terenie gminy w zakresie promocji gminy,
   7. Podejmowanie działań promocyjnych skierowanych do mieszkańców Gminy polegających na upowszechnianiu wiedzy o Gminie, jej historii, kulturze, zasobach i kierunkach rozwoju,
   8. Inicjowanie udziału w konkursach zewnętrznych, w których uczestnicŃd0 może być elementem promocji Gminy, udzielanie odpowiedzi na zapytania ankietowe służące promocji gminy,
   9. Utrzymywanie i rozwijanie kontaktów, współpracę z innymi gminami, samorządem powiatowym i wojewódzkim, organami administracji rządowej, organizacjami krajowymi i zagranicznymi, instytucjami kulturalnymi i organizacjami społecznymi w celu realizacji zadań służących promocji Gminy,
   10. Archiwizowanie działalności promocyjnej i informacyjnej Gminy,
   11. Obsługa strony internetowej Urzędu — zamieszczanie informacji i uaktualnianie;
   12. Nadzór nad organizacją uroczystości i imprez gminnych oraz zabezpieczenie ich oprawy medialnej.
7. W zakresie kultury, kultury fizycznej i sportu:
   1. Prowadzenie rejestru placówek upowszechniania kultury na terenie Gminy,
   2. Prowadzenie spraw związanych z tworzeniem, łączeniem, przekształcaniem placówek upowszechniania kultury,
   3. Inicjowanie działań jednostek organizacyjnych, stowarzyszeń, KGW w zakresie upowszechniania kultury i sportu
   4. Prowadzenie rejestru klubów sportowych i osób zarządzających tymi obiektami (boiska sportowe, place zabaw),
   5. współpraca z opiekunami świetlic wiejskich.