Urząd Gminy Dzierzążnia

• zasiłek stały,

• zasiłek okresowy,

• usługi opiekuńcze,

• usługi opiekuńcze specjalistyczne,

jest prowadzona teczka akt sprawy.

Dla pozostałych świadczeniobiorców korzystających z pomocy w formie :

• zasiłki celowe jednorazowe,

• zasiłki celowe specjalne,

• ubezpieczenia zdrowotne,

• dożywianie,

• zasiłki rodzinne i dodatki

• zasiłki pielęgnacyjne

• świadczenia pielęgnacyjne,

dokumenty są przechowywane w ogólnych segregatorach.

Wyżej wymienione zbiory znajdują się w OPS, w metalowych szafach.

Ponadto dane osobowe klientów znajdują się w systemie informatycznym POMOST i Świadczenia Rodzinne.

Powyższe zbiory danych są zabezpieczone zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych/ Dz.U. Nr 101 z 2002 r. poz. 926/ . Art. 36 ustawy stanowi, że administrator danych jest zobowiązany do zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzania danych osobowych, a w szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnianiem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy, zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Administrator danych nie może w żadnym razie utracić kontroli nad procesem przetwarzania danych, w szczególności niedopuszczalne jest by dokumenty zawierające dane osób korzystających z pomocy społecznej i ich rodzin , znajdowały się poza ośrodkiem pomocy społecznej. Zgodnie z art. 39 ust. 2 ustawy osoby zatrudnione przy przetwarzaniu , mające dostęp do danych osobowych, obowiązane są do zachowania ich w tajemnicy, także po ustaniu zatrudnienia.

Podobny obowiązek przewiduje art. 36 ust. 2 ustawy z dnia 29 listopada 1990 roku o pomocy społecznej. / TJ. Dz.U.z 1998 r. Nr 64, poz. 414 z póżn.zm. / w myśl którego, w postępowaniu w sprawie świadczeń pomocy społecznej należy kierować się przede wszystkim dobrem osób korzystających z pomocy społecznej i ochroną ich dóbr osobistych. W szczególności nie należy podawać do wiadomości publicznej nazwisk osób korzystających z pomocy społecznej oraz rodzaju i zakresu przyznanego świadczenia.

Nadmienia się, że każdy klient korzystający z pomocy lub ubiegający się o pomoc ma prawo wglądu w swoje akta sprawy w obecności pracownika socjalnego.

W przypadku, jeśli zachodzi potrzeba udostępnienia danych osobowych ze zbiorów prowadzonych przez ośrodki pomocy społecznej w celach związanych z prowadzeniem badań naukowych, w tym z przygotowaniem rozprawy wymaganej do uzyskania dyplomu ukończenia szkoły wyższej lub stopnia naukowego, pracownicy jednostek organizacyjnych pomocy społecznej są zobowiązani do stosowania następujących zasad / uzgodnionych z Biurem Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych/. Wskazane jest zatem aby osoby które otrzymują materiały z danymi osób korzystających bądź ubiegających się o pomoc społeczną , a nie są zatrudnione przy przetwarzaniu danych w ośrodku pomocy społecznej, składały oświadczenie o zachowaniu powyższych danych w tajemnicy.

1. osoba ubiegająca się o dostęp informacji zawartych w teczkach klientów przedstawia zaświadczenie o konieczności zebrania materiałów niezbędnych do przeprowadzenia badań naukowych, w tym do uzyskania dyplomu ukończenia szkoły wyższej lub stopnia naukowego,

2. teczki klientów pomocy społecznej udostępniane są wyłącznie na terenie jednostki organizacyjnej pomocy społecznej,

3. wgląd w teczki klientów odbywa się wyłącznie w obecności pracownika jednostki organizacyjnej pomocy społecznej,

4. pracownik udostępniający teczkę dokonuje adnotacji o udostępnieniu informacji z podaniem komu, kiedy i w jakim celu udostępnił informację.